Evaluation, Einführung und Betrieb

Die Lebensdauer einer nachhaltig erfolgreichen Business Intelligence (BI) Lösung beträgt erfahrungsgemäss 8-12 Jahre. Beim Aufbau und Betrieb einer BI Lösung handelt es sich darum um ein Investitionsprojekt. Umso wichtiger sollten den Aspekten Planungssicherheit und Risiko-Management besondere Beachtung geschenkt werden. Dies gilt nebst der Evaluation eines geeigneten Lösungspartners insbesondere auch für die zum Einsatz kommenden Basistechnologien, Front-Ends und "Tools".

Die Evaluation der geeigneten Implementationspartner und dabei eingesetzten Produkte sollte auf die beabsichtigte Nutzung der Lösung, dessen kosteneffizienten Betrieb und der flexiblen Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit ausgerichtet sein.

Evaluation BI Lösungspartner und einzusetzende Basistechnologien und Tools

1. Ermittlung der relevanten Anwendungsbereiche und Nutzungsaspekte für Reporting (statisch, interaktiv), Analyse und Planung hinsichtlich Inhalt, Funktionen / Steuerungsmöglichkeiten, Grad der Automatisierung und gestalterischen Kriterien
2. Inhaltliche Ausrichtung auf die Erreichung der unternehmerischen Ziele (Kennzahlen, Berichtsinhalte und -strukturen) mit gegenseitiger Abstimmung der von der Lösung betroffenen unternehmerischen Prozesse (Reporting, Analyse und Planung)
3. Ermittlung eines geeigneten BI Lösungspartners für Implementation und künftiger Betriebsunterstützung mit entsprechendem Fach- und Anwendungswissen, Erfahrung und Serviceniveau (Qualität, Verfügbarkeit), sowie einem realistischen, angemessenen Preis-/ Leistungsverhältnis
4. Evaluation des Mix der einzusetzenden Basis-Produkte in Abstimmung mit BI Lösungspartner mit gleichzeitiger Absicherung der Unabhängigkeit durch quelloffene Lösung und Dokumentation, sowie einer produktbezogenen guten Marktabstützung (breite Anwender und Anbieterbasis)

Datenbezogene Massnahmen

• Dokumentation / Umsetzung Planungsprozess (Budget, Forecast) mit Jahresterminen, Zuständigkeiten und beabsichtigten Planungsvarianten
• Dokumentation / Umsetzung zur Nutzung datenbezogener Kommentare
• Spezifikation Inhalt und Verteiler für Batch-Reporting (Daily, Weekly, Monthly)
• Einführung mehrstufige Prüfung- und Datenfreigabe gegenüber weiteren Personenkreisen
• Einführung Prozesse zur Datenqualitätssicherung mit Monitoring/Status-Reports

Betriebliche Massnahmen

• Umsetzung Anwenderschulung und Online-Dokumentation (Applikation und Reports)
• Umsetzung Multi-Level Support für Anwender und Plattformbetrieb (Organisation, Prozess)

Weiterentwicklung

• Eine BI Lösung sollte als kontinuierlicher Geschäftsprozess mit kontinuierlichen Weiterentwicklungsschritten verstanden werden
• Stufenweise Einführung aufeinander aufbauender und in sich abgeschlossene Realisierungseinheiten zur Gewährleistung rascher Nutzungserfolge und der kontinuierlichen Absicherung auf die aktuelle Zielausrichtung

Releaseplanung, Entwicklungskoordination und Kommunikation

• Nach erfolgter Basis-Implementation kann die bestehende Projektorganisation in einen Business Intelligence Betriebsausschuss (BIAs) mit eigener Leitung überführt werden
• Der BIAs ist für eine kontinuierliche Planung der Weiterentwicklung mit in sich abgeschlossenen Realisierungseinheiten (Releases) verantwortlich
• Der BIAs koordiniert und überwacht alle Weiterentwicklungen
• Der BIAs informiert in strukturierter Form regelmässig alle davon direkt und indirekt involvierten Personen/Stellen über die aktuellen und künftigen Weiterentwicklungsschritte
• Umfassendere Erweiterungen und / oder Erneuerungen sollten fallweise erneut in einer neuen BI Projektorganisation umgesetzt werden